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Todos deseamos que nuestro condominio o urbanización corra a la perfección pero sabemos que eso es casi imposible. No importa cuánto esfuerzo la Junta y la Administración pongan en el descargo de sus responsabilidades, siempre habrán titulares y residentes que señalen aquellos asuntos que no están siendo atendidos a la perfección. Lo curioso del caso es que en muchas ocasiones esos señalamientos están correctos y en efecto son errores que podemos evitar si los tenemos presentes. A continuación presentamos algunos de éstos que son de fácil corrección.
No seguir los documentos que gobiernan el condominio o asociación
Un factor que puede ayudar a evitar objeciones, impugnaciones, controversias o querellas es conocer los documentos que gobiernan y aplican a su condominio o asociación. En el caso de condominios es importante consultar y conocer el alcance de la Ley de Condominios, la Escritura Matriz y el Reglamento del Condominio. En urbanizaciones hay que tener copia de la Escritura de Condiciones Restrictivas, el Reglamento de la Asociación, Artículos de Incorporación y la Ley de Control de Acceso. En estos documentos podrá conocer asuntos como cuándo deben realizarse las asambleas, las multas que pueden imponerse inclusive cuántos miembros compondrán la Junta de Directores. Es por ello que tener dichos documentos siempre a la mano son de primera necesidad para guiar las acciones de la organización y evitar señalamientos y controversias.
Adoptar reglas que no se puedan hacer cumplir o implementarlas selectivamente
En ocasiones vemos reglamentos que contienen reglas que no hay modo de implementarlas o que se implementan selectivamente. Es por ello que resulta indispensable que toda regla a ser aprobada sea consultada con los profesionales correspondientes para evitar poner reglas que no puedan hacerse cumplir. También es importante que aquellas reglas que sí son adoptadas correctamente y que pueden hacerse cumplir, se implementen de la misma forma para todos.
No solicitar múltiples cotizaciones para trabajos o compras grandes
No existe una regla específica que requiera que para todo trabajo o compra a realizarse en un condominio o urbanización tengan que haber al menos tres cotizaciones. Aunque comúnmente escuchamos este tipo de reclamo, no existe una obligación per se para ello. Sin embargo, siempre recomendamos que en la manera que sea posible, se obtenga el mayor número de propuestas o cotizaciones posibles con el propósito de tener mejor transparencia y buscar las mejores propuestas para lo que se quiera adquirir o trabajar. Ahora, esto no quiere decir que haya una obligación de contratar al menor postor. Sí debemos mencionar que con una enmienda reciente a la Ley de Condominios introducida por la Ley 111 del 14 de junio de 2018, se requieren al menos tres cotizaciones para contratación de servicios profesionales de personas que pertenezcan a la Junta, sean titulares o familiares hasta cuarto grado de consanguinidad. De no poderse obtener el número de propuestas requeridas, la Ley requiere que se certifique por el Secretario de la Junta las gestiones realizadas para intentar obtener el número de cotizaciones requeridas.
Firmar contratos sin conocer su contenido ni consultarlos con el abogado
Frecuentemente nos encontramos con contratos firmados sin conocer su contenido y sin consultarlos con el abogado de la organización. Debemos recordar que todo contrato puede estar sujeto a negociación. No hay razón alguna por la que usted deba obligar a su organización a aceptar términos que usted no aceptaría si fuera la parte contratante. Contratos con cláusulas de renovación automática multianuales o con requerimiento de pago adelantado deben ser específicamente analizados antes de comprometerse a ellos. Consultar al abogado de la organización muchas veces redunda en un ahorro a largo plazo para la organización y sorprendentemente vemos comúnmente a Junta que simplemente prefieren no consultar para ahorrarse un dinero en el presente afectando a la organización a largo plazo.
Confiar ciegamente en un proveedor de servicios
No debemos confiar ciegamente en un proveedor de servicios. Por ello es importante que los titulares, administradores y miembros de junta supervisen el trabajo que todo suplidor le está brindando a la organización. Especialmente en trabajos de construcción grandes resulta beneficioso contratar inspectores de obra que puedan cerciorarse de que lo que se paga en efecto se realizó y que se realizó correctamente. Supervisar todo personal y contratista evitará encontrar sorpresas en el camino y el que algo pequeño crezca a un problema mayor que no pueda ser resuelto satisfactoriamente.
Esperar demasiado para comenzar los procesos de cobro
En muchas ocasiones encontramos condominios y urbanizaciones con cuentas por cobrar excesivas y dónde nunca se han realizado gestiones adecuadas de cobro. Para que su organización pueda correr efectivamente, las gestiones de cobro deben ser comenzadas inmediatamente. Por esto no queremos decir que se demande inmediatamente sino el que se comiencen las gestiones de cobro. En muchas ocasiones un correo electrónico o una carta son suficientes para que la persona se ponga al día. Sin embargo, si las cuentas se dejan acumular sin hacer las gestiones correspondientes, frecuentemente resulta en cuentas que nunca podrán ser cobradas y que serán absorbidas por aquellos que sí pagan como corresponde.
Permitir que el método para distribuir información sea boca a boca
Mantener informados a los miembros de su comunidad siempre es aconsejable y debemos evitar en la manera que sea posible el que los titulares y residentes se enteren de lo que está pasando en el condominio o urbanización por lo que se comenta en el pasillo. Dicha información es comúnmente distorsionada o informada sin toda la información necesaria y pertinente. Por esto resulta importante notificar de lo que se está haciendo o de eventos importantes directamente de la administración o de la junta. Esta información no tiene que ser necesariamente brindada en asamblea, sino que podemos utilizar métodos electrónicos y hasta poner memorandos en lugares visibles para mantener informada a la comunidad.
Asumir obligaciones que van por encima de lo que les corresponde
Las obligaciones, responsabilidades y deberes de la organización deben estar definidas en los documentos ya mencionados en el primer punto. Asumir responsabilidades que van más allá de lo que dichos documentos proveen puede abrir las puertas a reclamaciones contra la organización sobre asuntos que no estaban dentro de los propósitos de la organización o simplemente están entrando en asuntos que deben ser atendidos por las autoridades pertinentes. Por esto tratamos siempre de recordar que ni los administradores ni los directores son policías ni tienen poder policial alguno para evitar situaciones que comúnmente ocurren en nuestras comunidades. Cuando haya duda en qué hacer, consulten con el abogado de la organización para que puedan estar bien orientados en cuanto a qué deben hacer o cómo deben orientar a sus titulares.
No notificar correctamente las convocatorias a asambleas
Exceptuando situaciones de emergencia como las vividas con el paso del huracán María, es importante cerciorarse de que las notificaciones sean realizadas correctamente siguiendo lo que indican la ley aplicable y el reglamento de la organización. No cumplir con dicho requisito expone a la organización a impugnación de acuerdos y a complicaciones innecesarias que solo sirven para alargar la solución de aquellos problemas que aquejen a la comunidad.
Gastar más dinero del que tiene la organización
Toda organización tiene un presupuesto que debe estar basado en una proyección real de ingresos y gastos para la organización. Si los recaudos no son lo esperado o aún cuando lo sean se hacen desembolsos que afecten el flujo de dinero de la organización, se entrará en un ciclo que será insustentable. Por eso es importante mantener un buen control de las finanzas y que de haber eventos que se prevea afectarán el flujo de dinero de la organización, se tomen medidas para alterar el presupuesto o buscar alternativas para lograr un mejor flujo de efectivo para la organización.
Esperamos que tener estos diez puntos en mente les ayude a mantener una organización fuerte y saludable con una comunidad conforme con el trabajo tan importante que realizan a diario los directores y administradores de consejos y asociaciones de residentes.
Publicado en El Nuevo Día, La Opinión Experta (7 Errores Comunes) el 11 de agosto de 2018.