person-dropping-paper-on-box-1550337

Por: Lcdo. Israel O. Alicea Luciano

Para aquellos que dedicamos gran parte de nuestro tiempo a resolver asuntos y controversias que surgen en los condominios se nos hizo evidente desde el paso de los huracanes Irma y María que la Ley de Condominios necesitaba atemperarse para proveer herramientas para situaciones de emergencia y, además, integrar la tecnología a sus procesos. Debido a tal necesidad se aprobó la Ley 302-2018, presentada por el Representante Joel Franqui, mediante la cual se creó un mecanismo de convocatoria para situaciones en que se decretara un estado de emergencia nacional y se integraron las notificaciones electrónicas.

Con el toque de queda decretado como consecuencia del Covid-19, los condominios quedaron en una parálisis administrativa ya que las decisiones que requerían aprobación por el Consejo de Titulares quedaron en el aire. Como hemos mencionado en escritos anteriores, la Ley de Condominios no provee mecanismos eficaces para la toma de decisiones por el Consejo de Titulares de forma no presencial. Tampoco existen mecanismos bajo la Ley para permitir la celebración de asambleas de forma virtual.

Lea El Futuro delos condominios luego de la pandemia-El Nuevo Día-23 de mayo de 2020.

¿Cómo se toman decisiones actualmente?

La Ley de Condominios especifica cuáles decisiones corresponden a la Junta de Directores, cuáles corresponden exclusivamente al Consejo de Titulares (compuesto de todos los titulares) y cuáles pueden ser delegadas al Administrador.

Las decisiones que le corresponden a la Junta de Directores se deben tomar de manera colegiada, en otras palabras, la mayoría de la Junta decide lo que debe hacerse. Ahora bien, para aquellas decisiones que corresponden al Consejo la Ley de Condominios requiere actualmente la celebración de una asamblea o reunión de los titulares para que decidan por mayoría simple o compuesta (según definido en el Reglamento) lo que se vaya a hacer. Ejemplos de decisiones que le corresponden al Consejo de Titulares son:

  • Enmiendas al reglamento o escritura matriz
  • Si se va a asegurar la propiedad y con quién
  • Nombramiento del agente administrador
  • Aprobación de presupuestos y derramas
  • Cambios de fachada
  • Cambios de uso de áreas
  • Uso de la reserva
  • Elección de la Junta de Directores
  • Aprobación de proyectos no presupuestados
  • Otros

Debemos destacar, además, que actualmente cuando el Consejo se reúne en Asamblea y no tiene la cantidad de votos suficientes para aprobar una medida que requiere 2/3 partes, 75% o unanimidad, se notifica el acuerdo tomado a los titulares ausentes y se les conceden 30 días para expresarse. En caso de que se no se expresen se entiende que están de acuerdo con la acción tomada. Este mecanismo requiere que pasen los días desde que se emite la convocatoria (5 a 15 días típicamente), la celebración de la asamblea, esperar a que se redacte y notifique la minuta (15 días según Reglamento de Condominios del DACO, pero casi nunca se hace en ese término) y después 30 días adicionales para ver si las personas que no asistieron se expresan a favor o en contra, haciendo que la toma de decisiones que pueden requerir acción urgente sean procesos largos e ineficientes.

¿Qué ha pasado durante las emergencias?

Durante la emergencia ocasionada tras el paso de los huracanes Irma y María, muchos Consejos de Titulares se vieron imposibilitados de reunirse para la toma de decisiones importantes y necesarias. Esta situación se ha repetido e intensificado ante la pandemia del Covid-19. Esto ha provocado que en muchos condominios no se hayan podido atender asuntos imprescindibles como, por ejemplo, la renovación de pólizas de seguros, obras urgentes, uso de reserva, elección de directores y muchas otras decisiones que son necesarias por la naturaleza de los condominios. Al presente, los únicos mecanismos disponibles son: (1) la celebración de una asamblea que requiere que previamente se someta un protocolo al Departamento de Asuntos del Consumidor y que el mismo sea aprobado; (2) que todos los titulares estén reunidos y decidan renunciar a la asamblea, gestión que supone el agrupamiento de personas; o (3) que todos los titulares se pongan de acuerdo en una determinación por escrito y unánimemente decidan la acción a tomar, lo cual es casi imposible de lograr en condominios medianos o grandes. La realidad es que hay decisiones que pudieran parecer sencillas y postergables pero que pueden ocasionar que se detengan proyectos grandes e importantes, como sería el caso de una asamblea para seleccionar los colores a utilizarse y el efecto de que no pueda celebrarse estando pendiente el comienzo o continuación del proyecto de limpieza, sellado y pintura. A fin de cuentas, lo que está ocurriendo es que las Juntas de Directores se han visto obligados a tomar decisiones que normalmente no podrían tomar debido a la imposibilidad de celebrar una Asamblea o a la preocupación legítima del riesgo de contagio en medio de la pandemia que atravesamos.

El Proyecto del Senado 1565 – Pendiente de aprobación ante la Cámara de Representantes

Para intentar buscar una solución a este problema, el Senador Miguel Romero presentó en medio de la pandemia el P. del S. 1565, el cual ya fue aprobado por el Senado y está pendiente ante la Cámara de Representantes. Este Proyecto tiene dos propósitos: (1) atender la necesidad inmediata de la toma de decisiones de los Consejos de Titulares durante la emergencia; y (2) permitir a los Consejos de Titulares establecer libremente (si así lo determinan) las reglas que aplicarán en el futuro de interesar establecer otros mecanismos para la toma de decisiones sin el requisito de la celebración de una asamblea.

¿Cómo funciona?

El P. del S. 1565 tiene dos objetivos. El primero es atender la situación actual estableciendo las guías de cómo un condominio que no ha enmendado su reglamento para establecer un mecanismo alterno podría tomar decisiones sin la celebración de una asamblea.

El mecanismo alterno consiste en los siguientes pasos:

  • La Junta o Presidente redacta una notificación para envío a los titulares que contendrá:
  1. nombre del Condominio;
  2. fecha de la notificación;
  3. situación apremiante que requiere votación sin asamblea;
  4. renuncia a la celebración de una convocatoria y asamblea para discutir y votar sobre el tema;
  5. período para recibir los votos;
  6. forma en que se realizará el voto, ya sea mediante documento impreso o mecanismo electrónico.

El P. del S. 1565 busca, además, establecer reglas para salvaguardar la pureza y confiabilidad del proceso y sus resultados, ya que para todo tipo de votación sin la celebración de una asamblea habría que cumplir con lo siguiente:

  1. Obtener el número de votos requerido para ese tipo de acción existente bajo la Ley y Reglamento del Condominio.
  2. Luego de obtenerse el número de votos requerido, se le notificaría a todos los titulares de los resultados obtenidos, el número de votos y los números de los apartamentos junto al voto emitido.
  3. No se permitiría la representación mediante proxy.
  4. Se requeriría proveer por lo menos 72 horas a los titulares para el envío de la notificación y recibo de votos.
  5. La Junta tendría que mantener en el Libro de Actas:
    1. copia de la notificación;
    2. copia fehaciente de su envío;
    3. prueba de los votos emitidos;
    4. certificación de resultado de la votación evidencia de la notificación del resultado.

Hemos observado recientemente alguna inconformidad con este Proyecto, lo que nos ha llevado a evaluar con detenimiento los argumentos en que se funda la oposición al mismo y hemos advertido que parte de premisas equivocadas. Por tal razón, aprovechamos para atender las inquietudes que han surgido en cuanto al Proyecto a la luz del texto de su contenido.

¿Limita el P. del S. 1565 la participación de titulares?

No. El Proyecto precisamente abre la toma de decisiones a todos los titulares, no solo a los pocos que acuden presencialmente a las asambleas, ya sea porque no están interesados, no viven en Puerto Rico o no pueden asistir por razones de salud o trabajo.

¿Ocasionaría alguna baja en el valor de la propiedad?

No. El P. del S. 1565 aumenta la participación de todos los titulares y eso jamás puede interpretarse como algo que afectaría de algún modo los derechos de las personas.

¿La renuncia a la convocatoria y asamblea limita los derechos de los titulares?

No. Como ya hemos explicado, la Ley de Condominios ya dispone que si se va a tomar una decisión sin la celebración de una asamblea hay que renunciar a la convocatoria y a la asamblea. Esto no es algo nuevo que se introduce con esta enmienda, sino que precisamente se utilizan los mecanismos ya contemplados en la Ley para dar mayor participación a los titulares.

¿Limita algún derecho el no permitir votos por representación voluntaria (Proxy)?

Si analizamos legislación similar ya implantada en otros estados y países, puede apreciarse que todos se están moviendo a la eliminación del voto voluntario. ¿Por qué? Pues a medida en que sea más fácil que los propios titulares sean quienes emitan su voto para determinado tema mediante la disponibilidad de mayores mecanismos de participación, pierde el sentido enviar a otro persona para que decida por mí.

No olvidemos que la Ley de Condominios permite actualmente que la asistencia a las reuniones sea personal, por representación legal o voluntaria. El P. del S. 1565 no limita el que un titular sea representado por su abogado o que una persona con un poder ante notario pueda votar en nombre de otro. Tampoco limita, por ejemplo, a un usufructuario o albacea testamentario debidamente autorizado a que emita el voto. Solo limita que se le otorgue el derecho al voto a otro de forma voluntaria. Esta limitación atiende las quejas más frecuentes de que los proxy son utilizados como “aplanadora” por algunas personas. Muy frecuentemente nos encontramos con circunstancias en que se critica el hecho de que las Juntas de Directores puedan conseguir “proxys” en blanco y dividírselos antes de la asamblea para tomar las decisiones que ellos entiendan procedentes. Mediante el Proyecto del Senado 1565 se corrige esta situación para que la responsabilidad de emitir el voto recaiga sobre el titular o la persona que este designe legalmente.

¿Se afecta a personas con poco conocimiento en tecnología, enfermas o de la tercera edad?

En lo absoluto. Con el P. del S. 1565 no se obliga a ningún Consejo de Titulares a adoptar mecanismos alternos para decisiones sin la celebración de asambleas. Solo se permite que ante una emergencia decretada por el Gobierno se puedan tomar decisiones y no se paralice el condominio o se dejen de brindar servicios y atender problemas apremiantes. Además, se indica que la votación podrá ser por vía electrónica o papel. Cada condominio conoce su población y qué puede funcionar según sus circunstancias. Por esta razón se deja la puerta abierta a que sean los propios Consejos de Titulares quienes determinen mediante asamblea las reglas que le aplicarán. El Consejo puede optar, por ejemplo, por brindar ambas alternativas, la de voto electrónico y papel. Asimismo, podrían establecer que cada vez que se tenga que acudir a este mecanismo para la toma de una decisión haya una opción de “ninguna de las anteriores” y que se recurra a la celebración de una asamblea. Podrían incluso disponer para la alternativa de voto abierto en tiempo real o que los resultados tengan que ser certificados por un tercero. Es decir, el P. del S. 1565 solo brinda al Consejo de Titulares un mecanismo alterno de toma de decisiones exclusivamente para situaciones en que haya un estado de emergencia decretado por el Gobierno.

¿Cambiaría algo del Proyecto?

Cuando uno evalúa una idea, propuesta o en este caso, un proyecto de ley, no se debe recurrir a la simple oposición sino buscar cómo aportar constructivamente. Aunque entendemos que este Proyecto será de gran beneficio para los condominios, recomendaríamos dos cambios menores en atención a los comentarios que hemos visto hasta el presente. Aprovecharíamos para aclarar los siguientes puntos: (1) que sí se permite el voto mediante la representación legal; y (2) que los mecanismos para votación sin necesidad de asamblea no están limitados a aquellos electrónicos, sino a los que determine el Consejo como, por ejemplo, papeleta por correo.

Entendemos firmemente que el P. del S. 1565 aportará positivamente a la vida en comunidad en los condominios y proveerá a los titulares más poder y flexibilidad para la toma de decisiones sin tener que asistir a una asamblea, necesidad que se ha hecho particularmente apremiante durante la pandemia que atravesamos.

Para una copia del Proyecto del Senado 1565 presione Aquí.